حذف اطلاعات مالی چه پیامدهایی دارد؟ بهترین راهکار برای جلوگیری از چنین پیامدهایی چیست؟ آیا نرم افزار حسابداری ابری انتخاب امنی است؟

اطلاعات حسابداری ازجمله حساس‌ترین دارایی‌های هر کسب‌و‌کار محسوب می‌شوند. این اطلاعات در صورت سهل‌انگاری در معرض خرابکاری، حملات سایبری و نقص‌های فنی قرار می‌گیرند و کسب‌و‌کار یا تجارت را در معرض خطرات متعددی قرار می‌دهند.

شرکت‌های موفق و توسعه یافته با علم بر این تهدیدات، راهکارهای هوشمندانه‌ای را طراحی ساخته و از آن‌ها تبعیت می‌کنند. این راهکارها هرساله تعداد زیادی از مشاغل را از ریسک خرابکاری‌ها و بروز مشکلات مالیاتی در امان نگه می‌دارند.

در این مقاله قصد داریم برخی از مهم‌ترین علل پاک شدن اطلاعات مالی، پیامدهای آن و راهکارهای جلوگیری از این مشکلات را معرفی و بررسی کنیم.

متداول ترین دلایل حذف اطلاعات حسابداری کدام موارد هستند؟

1.     به‌کارگیری نیروی حسابداری غیرمتخصص

هیچ چیز به اندازه یک نیروی تازه‌کار و غیرمتخصص نمی‌تواند در بروز اشتباهات حسابداری مؤثر باشد. به‌کارگیری نیروهای غیرمتخصص از چند جهت به سیستم حسابداری آسیب وارد می‌کند:

• ثبت‌های اشتباه و دارای مغایرت
• عدم ثبت صحیح اسناد حسابداری
• گزارش‌های خطاپذیر و ناموثق
• حذف عمدی یا سهوی اطلاعات

حذف اطلاعات حسابداری از سوی حسابدار می‌تواند درنتیجه تلاش برای حذف ثبت‌های اشتباه، استفاده از کلیدهای میانبر اشتباه، اختیارات نامتناسب با سطح مسئولیت‌ها و … رخ بدهد.

2.     سرقت لپ تاپ یا سیستم حسابداری

یک مورد دیگر از دلایل و علت حذف اطلاعات حسابداری، سرقت سخت افزار مخصوص نگهداری آن‌ها است. متأسفانه بسیاری از توسعه‌دهندگان نرم افزاری برای امنیت اطلاعات کاربران راهکاری ارائه نساخته‌اند و این مسئله هرساله به تعداد بسیار زیادی از کسب‌و‌کارها خسارت مالی و مالیاتی وارد می‌کند.

همین مسئله سبب می‌شود که درنتیجه کامپیوتر، لپ‌تاپ یا هارد اکسترنال، کاربران حجم زیادی از داده‌های خود را از دست بدهند.

3.     حملات سایبری به اطلاعات مالی و باج افزار حسابداری

اگر از رایانه یا تجهیزات هوشمند و متصل به اینترنت استفاده می‌کنید و از سیستم‌عامل‌ها و اپلیکیشن های غیررسمی در سیستم خود استفاده می‌کنید، همواره اطلاعاتتان را در معرض دید هکرها و مجرمان سایبری قرار می‌دهید.

غیرفعال کردن فایروال و پیش‌فرض‌های امنیتی کامپیوتر و نصب نرم افزارهای غیرمجاز دسترسی این خرابکاران را باز گذاشته و اطلاعاتتان را در معرض حذف و ربایش قرار می‌دهند.

4.     استفاده از نرم افزار حسابداری کرک شده و غیر اصلی

دانلود نرم افزار حسابداری کرک شده رایگان یکی از دام‌هایی است که بسیاری از هکرها از آن سودجویی می‌کنند. این نوع از نرم افزار حسابداری هک شده از چند جهت اطلاعات را در معرض خطر قرار می‌دهند:

• آلودگی سیستم به واسطه کرک یا کیجن حاوی ویروس
• تلاش برای حذف یا آپدیت نرم افزار توسط توسعه دهنده اصلی
• بروز خطا در میانه کار با سیستم
• قفل شدن اطلاعات مالی و فعال شدن باج افزار

5.     بروز مشکلات سخت افزاری و نرم افزاری

فرقی نمی‌کند چه از چه رایانه یا سیستم عاملی استفاده کنید، تمامی سخت افزارها و نرم افزارها مستعد بروز خطا و خرابی هستند. اگر اطلاعات مالی شما در فضای مناسبی بکاپ‌ گیری نشده باشد، در صورت بروز هرگونه خطای سیستمی با مشکل جدی مواجه می‌شوید.

واقعیت این است که حتی هاردها و تجهیزات اکسترنال هم به مرور زمان مستهلک شده و نیاز به تغییر پیدا می‌کنند.

6.     قرار دادن سیستم حسابداری در معرض خطرات بالقوه

هرساله تعداد قابل توجهی از کسب‌و‌کارها و سازمان‌ها بر اثر بلایای طبیعی و غیرطبیعی اطلاعاتشان را از دست می‌دهند. برخی از عواملی که بیشترین سهم را در این خصوص داشته‌اند عبارتند از:

• آتش‌سوزی
• سیل و زلزله
• جنگ و سرقت اطلاعات حسابداری
• نشست و تخریب ساختمان و …

4 پیامد مهم حذف اطلاعات حسابداری

حذف عمدی و سهوی اطلاعات مالی شرکت‌ها و کسب‌و‌کارها را مشکلات و خسارات متعددی مواجه می‌سازد. این خسارات هم می‌توانند هم از نوع مالی باشند و هم از نوع قانونی:

اختلال در عملیات مالی کسب‌و‌کار

اطلاعات مرتبط با سال مالی از بین رفته و هیچ راه مطمئنی برای پیگیری اسناد، بدهکاران و بستانکاران تجاری، واریز و برداشت شرکا و سایر رویدادهای مالی باقی نمی‌ماند.

زیان دهی و ورشکستگی

چنانچه کسب‌و‌کار موردنظر نتواند برای بازیابی اطلاعات حسابداری خود اقدامی کند، در معرض زیان مالی جدی و حتی ورشکستگی قرار می‌گیرد.

جرایم مالی و مالیاتی

امروزه توجه و تمرکز ویژه‌ای برای پرداخت‌های مالیاتی و پرداخت‌های مرتبط با حقوق و دستمزد و بیمه کارکنان وجود دارد. هریک از سامانه‌های مودیان، دفاتر الکترونیکی، بیمه و تأمین اجتماعی برای عدم ارسال به موقع اطلاعات مربوطه جرایم قابل توجهی را در نظر گرفته‌اند. از این رو شرکت موردنظر، ضمن خسارات مالی مستقیم با جرایم مالی نیز مواجه می‌گردد.

آسیب به اعتبار و برند

از دست دادن اطلاعات مربوط به پرداخت ها و مشتریان، به اعتبار برند خسارت مالی و مدنی وارد می‌کند. این مشکلات نیز می‌تواند درنتیجه عدم پایبندی به تعهدات مالی یا مورد سوءاستفاده قرار گرفتن اطلاعات مالی توسط کلاهبرداران رخ بدهند.

شرکتی که در معرض این قبیل مشکلات قرار می‌گیرد، هم از نظر مشتریان و هم از نظر مؤسسات مالی بخش مهمی از اعتبار خود را از دست می‌دهند.

راهکار جلوگیری از حذف اطلاعات حسابداری

به منظور کاهش ریسک پاک شدن اطلاعات حسابداری و افزایش امنیت سیستم حسابداری می‌بایست به دستورالعمل‌های زیر توجه داشته باشید:

1. از ابزارها و نرم افزارهای امنیتی اصلی استفاده کنید.
2. نیروی حسابدار متخصص استخدام کنید.
3. شرح کاری و چارچوب‌های دسترسی حسابدار را مشخص کنید.
4. نرم افزارهای حسابداری منسوخ را پاک‌سازی کنید.
5. به هیچ وجه از نرم افزارهای کرک شده استفاده نکنید.
6. سیستم های حسابداری پیشرفته مانند نرم افزار حسابداری تحت وب را انتخاب کنید.
7. همواره به صورت لایه‌ای از اطلاعات مالی بکاپ تهیه کنید.

ایمن سازی اطلاعات حسابداری با نرم افزار حسابداری ابری

ریسک‌های امنیتی کسب‌و‌کارهای کنونی بر بسیاری از مدیران پوشیده نیست؛ اما چه چیزی باعث می‌شود که هرساله تعداد زیادی از کسب‌و‌کارها درگیر خسارات ناشی از حذف اسناد مالی بشوند؟

واقعیت این است که نرم افزارهای حسابداری نصبی و ویندوزی گزینه‌ها مناسبی برای عصر کنونی نیستند. این سیستم‌ها از جهات متعددی آسیب‌پذیر هستند و حتی در بهترین حالت با کاهش راندمان و فرآیندهای دست‌وپا گیر، به کسب‌و‌کارها خسارت می‌زنند.

از طرف دیگر، پیاده‌سازی یک سیستم حسابداری بسته و مطمئن (با قابلیت اتصال سایر کاربران و دریافت آپدیت و پشتیبانی) هزینه‌های هنگفتی را به سازمان‌ها تحمیل می‌کند و همین امر سبب می‌شود تا بسیاری از آن‌ها این ریسک را بپذیرند.

حال چاره چیست؟ بهترین چاره برای عبور از این محدودیت‌ها و ناامنی‌ها، مهاجرت به نرم افزارهای حسابداری ابری مدرن است . این سری از پلتفرم‌ها با به‌کارگیری دیتاسنترهای مجهز، استخدام نیروی فنی مجرب و پروتکل‌های حفاظتی کارآمد، همانند یک گاوصندوق دیجیتالی از داده‌های مالی شما محافظت می‌کنند و بازیابی اطلاعات برنامه حسابداری را بسیار آسانتر می‌کنند.

برای بررسی امکانات بی‌نظیر این نسل از برنامه های حسابداری، می‌توانید عبارت ” نرم افزار حسابداری تحت وب ” را جستجو کنید و با صرف چند دقیقه، چند دموی رایگان را بررسی کنید.